籌備會議當然離不開印刷品的準備，一個會議的效果好壞、成功與否、用戶體驗是否好，印刷品因素占很大比重。

像營銷會議、銷售會議、年會、高峰論壇、行業(yè)論壇、總結(jié)會、客戶見面會、新品發(fā)布會、展銷會等等，都需要各種不同定位的印刷品。

雖然現(xiàn)在我們都普及推廣了數(shù)字會務(wù)，但還是有些必須印刷的會務(wù)資料以及宣傳推廣資料需要提前準備。

這些印刷資料除了可以更直觀給來賓對會務(wù)內(nèi)容進行更深入的了解，同時也大大提高了會務(wù)的儀式感，對企業(yè)還能實現(xiàn)一定的側(cè)面宣傳作用。

印刷項目

因為數(shù)字會務(wù)的運用，像會前需要準備的大會專用信封、信紙、通知、報名表等現(xiàn)在都可以省略了。

而邀請卡、餐券、節(jié)目手冊、禮品盒等，有些企業(yè)還是喜歡用印刷品，有些也選擇了直接用電子券代替，依照會議規(guī)模及大會預(yù)算，這些項目都可調(diào)整增減。

至于會務(wù)宣傳冊、海報、橫幅、背景墻、禮品包裝以及各項獎勵證書、支票牌、名牌、戶外廣告牌等必須的印刷品，一般會務(wù)籌備組會交給專門的設(shè)計公司制作這一系列的印刷物料。

設(shè)計人員會通過CIS即大會識別系統(tǒng)進行確認（包括大會標識、字體、色系搭配、甚至主題標語等），以確保風格統(tǒng)一。

這樣一來，切合會務(wù)主題之余又能凸顯會務(wù)精神，還能給來賓留下良好又深刻的印象，統(tǒng)一的形象設(shè)計也能使大會顯得規(guī)范、莊嚴、有序。

但這些印刷制品制作出來之后，我們作為主辦方又要怎樣檢查是否符合要求呢？

重點印刷項目要求

會務(wù)宣傳冊

設(shè)計一份實用又精美的會議通知，除了可以吸引注意，還可以讓與會者留存，不僅用來宣傳，還可在將來讓人們津津樂道。

在印刷宣傳冊時，我們要注意將重要訊息放在封面，避免陳詞濫調(diào)，不論紙質(zhì)還是選擇的圖片字體都需要看起來更有價值感，必要時還可以利用權(quán)威人士的推薦來增加可信度。但最重要的是，要在宣傳冊中提供明確的報名方式或參與途徑。

海 報

海報的制作有兩個要素必須考慮：內(nèi)容和布局，海報的尺寸通常與擺放的位置有關(guān)，而海報的尺寸又將決定你的海報上信息量的多少。所以，在定制海報前我們需要確定好場地布置以及海報位置！

海報的構(gòu)成要素必須化繁為簡，盡量挑選重點來表現(xiàn)，形象和色彩必須簡單明了，這樣才能保證海報的吸引力。

因為海報是你會務(wù)形象的介紹，圖形可以比文字更形象，所以在選擇海報圖片時，我們大多遵循“一張圖片可以代替一千個字”的原則，并且使用少量的短的容易讀懂的句子。

名 牌

作為來賓參會的識別證，名牌除了可以方便來賓進出會場，同時增加了彼此的聯(lián)系與會務(wù)的歸屬感。

名牌可依照大會的CIS去作整體設(shè)計，內(nèi)容有大會名稱(logo)、日期、地點，然后可用不同顏色區(qū)分各種身分，如：貴賓、演講人、與會者、工作人員、眷屬等。記住要提早一點設(shè)計印刷名牌，因為要安排足夠時間將名字打上去，同時印刷數(shù)量要控制好，以免屆時有些顏色印太多，而有些卻不夠用。

各項獎狀獎杯證書

不管在什么時候，會務(wù)上獲得的獎狀獎杯或證書除了代表一份榮譽與肯定，還有一份滿滿的儀式感。

這些獎狀獎杯一般應(yīng)該包括以下幾個方面的內(nèi)容：獲獎人姓名（或獲獎單位名稱）、獲獎時間、獲得何種獎項（或種獲得何種榮譽稱號）、頒獎單位名稱、頒獎單位公章、頒獎時間等。

另外，如果是參加一些學(xué)術(shù)交流會、培訓(xùn)會等大型會務(wù)，如果主辦單位能在會后頒發(fā)一張出席證明，也就是與會證書，那還能收獲一波來賓的肯定與好評，并使會務(wù)達到二次宣傳的效果。

這些除了證明來賓有參與這個盛會之外，還是值得留存的一個紀念，所以很多主辦單位會花心思好好設(shè)計這張證書。