擬定會(huì)議計(jì)劃

1、確定會(huì)議名稱、議題、時(shí)間、地點(diǎn)等基本要素

2、成立會(huì)務(wù)工作機(jī)構(gòu)

（1）大中型會(huì)議的籌備和服務(wù)工作，不可能一兩個(gè)人完成，這就需要組建會(huì)議籌備機(jī)構(gòu)。

（2）一般來講，會(huì)務(wù)籌備機(jī)構(gòu)分成會(huì)務(wù)組、接待組、秘書組等幾個(gè)小組，各組分工明確，互相協(xié)調(diào)，即熟記本崗位職責(zé)，又要胸有全局。

（3）一般的小型會(huì)議，只設(shè)立會(huì)務(wù)組負(fù)責(zé)全部事宜。有些單位，會(huì)務(wù)工作由辦公室全部負(fù)責(zé)。

3、制定會(huì)議預(yù)算

會(huì)務(wù)人員應(yīng)本著勤儉辦會(huì)的原則，對(duì)會(huì)議的經(jīng)費(fèi)做出預(yù)算，并提出籌集會(huì)議經(jīng)費(fèi)的方法、渠道，報(bào)領(lǐng)導(dǎo)審批。

（1）會(huì)議經(jīng)費(fèi)的構(gòu)成

①交通費(fèi)用；②會(huì)議室費(fèi)用；③住宿費(fèi)用；④餐飲費(fèi)用；⑤參觀與旅游費(fèi)用；⑥培訓(xùn)費(fèi)、講演費(fèi)及演出費(fèi)用；⑦預(yù)算外支出

（2）會(huì)議經(jīng)費(fèi)的籌措

①行政事業(yè)經(jīng)費(fèi)劃撥；②主辦者分擔(dān)；③與會(huì)者分擔(dān)個(gè)人費(fèi)用；④社會(huì)贊助；⑤轉(zhuǎn)讓會(huì)徽等無形資產(chǎn)使用權(quán)

4、擬定會(huì)議議程、日程、程序

（1）會(huì)議議程、日程、程序的含義

①會(huì)議議程

會(huì)議議程是會(huì)議主要活動(dòng)的順序安排，它是對(duì)議題性活動(dòng)的程序化，即將會(huì)議的議題根據(jù)主次、輕重、先后次序編排。

②會(huì)議日程

會(huì)議日程是把一天中會(huì)議議程規(guī)定的各項(xiàng)活動(dòng)按單位時(shí)間具體落實(shí)安排，它不僅細(xì)化圍繞會(huì)議議題的全部活動(dòng)，還包括會(huì)議過程中其他的輔助活動(dòng)，如聚餐、參觀、娛樂等等。

③會(huì)議程序

會(huì)議程序是指在一次具體的會(huì)議中按照時(shí)間先后排列的詳細(xì)的活動(dòng)步驟。以舉行頒獎(jiǎng)、選舉、揭牌等儀式為主的會(huì)議活動(dòng)，一般只制定會(huì)議程序。

（2）會(huì)議議程制作要點(diǎn)

會(huì)議議程設(shè)計(jì)的注意事項(xiàng)

①應(yīng)按照議題所涉各種事物的習(xí)慣性順序和本公司章程有無對(duì)會(huì)議議程順序的明確規(guī)定。

②議程表中，第一項(xiàng)是宣布議程，再安排討論的問題，盡量將同類性質(zhì)的問題排列在一起

③保密性較強(qiáng)的議題，一般放在后面。這樣有利于安排無關(guān)人員退場(chǎng)及有關(guān)人員到場(chǎng)

④各項(xiàng)報(bào)告中，財(cái)務(wù)報(bào)告放在最前面，人事報(bào)告放在最后面，其他類似報(bào)告排在一起。

5、制發(fā)會(huì)議通知

（1）會(huì)議通知是向與會(huì)者傳遞召開會(huì)議信息的載體，是會(huì)議組織者同與會(huì)者之間會(huì)前溝通的重要渠道。

（2）一般來說，規(guī)模較大、較為重要的會(huì)議都應(yīng)發(fā)書面通知。如果參加對(duì)象與人數(shù)不明確，可在報(bào)上刊登公告。

（3）有些重要的會(huì)議通知，必須確認(rèn)被通知人收到通知，并取得一定的證明，以免事后相互推卸責(zé)任。